オフィス移転・準備のポイントと確認事項とは?

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オフィスの移転は一般家庭の引越しと比べ複雑です。仕事が関係してくるため、思い通りに進まなければ業務に支障をきたすなど大きなリスクを抱え込むことになるでしょう。そこで、大切なのは移転への明確なコンセプトと綿密な実施計画です。この記事では、オフィスの移転準備について解説していきましょう。

  1. オフィス移転の目的と確認事項
  2. オフィス物件の情報収集
  3. 移転先オフィスの決定・契約交渉
  4. 契約内容の確認と注意点
  5. 移転に伴う不用品の処分方法

1.オフィス移転の目的と確認事項

1-1.新しいオフィスの条件を明確にする

オフィスの移転を計画する経緯には明確な目的があるはずです。たとえば、「賃料を低く抑えたい」「社員の人数に見合うスペースを確保したい」などが移転計画の立案に至った理由となるでしょう。移転の目的意識をはっきりとさせることで、それらに見合う物件をターゲットに絞り込むことができます。

1-2.現オフィスの解約予告期間を確認する

オフィスを移転する際には、現在借りているオフィスの解約通知をいつまで出さなければいけないか確認しましょう。一般的に解約予告期間は6か月です。会社の行事予定や役員のスケジュールなどとも見合わせ、不都合が生じないよう無理のない移転計画を立てましょう。また、現状復帰について、どの程度まで負担する必要があるのか契約を再度確認します。予算の見直しと無理のないスケジュールを組んでいきましょう。

2.オフィス物件の情報収集

2-1.不動産会社や仲介業者を使って情報物件を収集

オフィス物件の情報収集をするためには不動産会社に具体的な条件内容や移転目的を伝え、多くの物件情報を収集しましょう。一般住宅の賃貸物件と異なり、オフィスの物件は募集内容が非公開となっていることがあります。それは既存の入居者と契約内容や条件が異なる場合があるからです。もし、「コレだ!」という物件にめぐりあったなら可能な限り見学をして設備や周辺地域、または、駅近かどうかなどの利便性も含めてチェックすると良いでしょう。

2-2.オフィス市場の動向を探る

オフィス移転にあたり、最終的な物件をいくつか絞る時点で周辺地域の市場の動向も知っておきましょう。賃料など設定された条件が妥当であるかどうか、不動産会社との賃料の交渉に役立ちます。これから交通網での再開発が進む予定があるか、周辺エリアの評価なども含めて知り得る限りの情報を集めておきましょう。

3.移転先オフィスの決定・契約交渉

移転希望のオフィスが見つかれば、不動産会社に仮決定の意向を伝えましょう。口頭だけでなく仮決定の段階でも書面を交わします。ここでは前向きに借りたい気持ちと共に賃料の交渉ができるので、集めた情報をもとに不動産会社などにこちらの意向を告げましょう。交渉がうまく進めば、賃料の引き下げや一定期間賃料を無料にしてもらうフリーレント期間の設定など会社にとってメリットにつながる成果が得られます。

4.契約内容の確認と注意点

4-1.賃料のチェック

最初に敷金や保証金も含め賃料の何か月分が必要なのか確認しましょう。また、賃料改定でのトラブルを避けるため、それらの取り決めがある場合は細かいところまで確認しておきます。

4-2.設備や利用時間のチェック

オフィスビルによっては稼働時間制限を設けていることもあります。早朝や残業時、または、休日の出勤などを想定し業務に不都合が生じないようオフィスビルの使用時間なども確認しておきましょう。また、これ以外にも快適な状態で業務に携われるように空調設備の稼働時間についても確認しておきます。

4-3.増設工事についてのチェック

レイアウトによっては電源増設など電気工事や空調工事の必要性が出てくる場合があります。このような工事に関しては業者を指定される場合もあるので、指定業者のスケジュールなども合わせて確認をしておきましょう。

4-4.駐車場のチェック

オフィスビル内、もしくは近隣に希望台数の駐車場を確保できるか確認しておきます。また、車高の高さなど車種の制限があるかについても確認しておくと良いでしょう。

5.移転に伴う不用品の処分方法

一般住宅の引越しのように、オフィスの移転でもデスクや調度品など不用品が大量に出ることがあります。この段取りがスムーズに行われないと、旧オフィスの解約期日に間に合わなかったりと厄介な問題に発展してしまうこともあるでしょう。ここでは、移転に伴う不用品の処分方法についてご紹介します。

5-1.粗大ゴミとしてまとめて処分する

オフィスの移転に伴い不要になった物は、会社が所在する自治体に粗大ゴミとしてまとめて捨てましょう。電話などで問い合わせをし回収日を予約します。回収当日には決まった時間まで粗大ゴミに処理券を貼り指定の場所まで搬出しましょう。オフィス用品を粗大ゴミとして処分する時の注意点は、資源有効を目的としたリサイクル法の確認です。たとえば、パソコン・テレビ・冷蔵庫・エアコンなどはリサイクル法に基づき粗大ゴミの対象から除外されています。

5-2.引越し会社に引き取ってもらう

新オフィスへの引越しを頼んでいる業者に不用品の回収を打診してみましょう。会社の不用品は一般家庭に比べて大量のため、引き取る量によっては高額になることもあります。引越しの見積もりの際など事前に数字をもらい他の処分方法とどちらが得か比較検討しましょう。

5-3.不用品回収業者に引き取りを依頼する

不用品回収業者に会社の不用品の引き取りを依頼しましょう。自治体へ粗大ゴミをお願いする時のような予約や、指定場所まで不用品を運びだす手間が必要ありません。粗大ゴミの対象外となっている物もまとめて引き取ってくれるので、一気に片付けたいという場合はこの方法が一番と言えるでしょう。注意する点はトラブルを未然に防ぐため、見積もりの確認をすることです。あとで追加請求などがこないように、細かいところまでキチンとチェックし、不安に思う点があれば質問しましょう。また、一社に限らず複数の会社に見積もりの依頼をし、価格だけに限らず信頼性も含めて依頼先を選ぶようにすると良いでしょう。

まとめ

いかがですか?ここでは、オフィスの移転準備について解説してきました。

  1. オフィス移転の目的と確認事項
  2. オフィス物件の情報収集
  3. 移転先オフィスの決定・契約交渉
  4. 契約内容の確認と注意点
  5. 移転に伴う不用品の処分方法

オフィスの移転は一般住宅の引越しと違い手続きが複雑です。
見落としなどがあれば業務に支障をきたしてしまうこともあるので、順序立てた管理上での引越しが重要と言えるでしょう。オフィスの移転を任された時などは、ぜひこの記事を参考にしてみてください。