データ消去証明書とはどんなもの? 取得方法や必要性を解説!

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「データ」とは、主にパソコン内に入っている情報を指します。会社で使っていたパソコンの中には、社外秘の情報や顧客の個人情報が山ほど含まれていることが多いものです。パソコンを処分する際、万が一データが流出してしまえば大変なことになります。

また、一度ネットに流出した情報は、完全な回収がほぼ不可能です。そのため、パソコンの処分時には、データは完全に消去することが必須となります。しかし、残念ですが業者によっては「データは消去した」といいながら、実際は消去していない例もありました。

そこで重要視されるようになったのがデータ消去証明書です。今回は、データ消去証明書の必要性を解説します。

  1. パソコンは情報の宝庫
  2. 自分でできるデータ消去の方法
  3. データ消去証明書とは?
  4. データ消去証明書の必要性は?
  5. 業者にパソコンのデータ消去を依頼する際の注意点
  6. データ消去証明書に関するよくある質問

この記事を読めば、データ消去を依頼する業者の選び方も分かるでしょう。パソコンの処分を考えている人は、ぜひこの記事を参考にしてください。

1.パソコンは情報の宝庫

パソコンは情報の宝庫です。法人で使っていたものならば、社外秘の情報から顧客の個人情報まで1台のノートパソコンに収まっていることも珍しくありません。個人のパソコンでも、クレジットカードの番号やネットバンク・ショッピングサイトなどの暗証番号などが記録されています。これらの情報の中には、高値で売買できるものも珍しくありません。廃棄したパソコンから情報を取り出し、売却する者もいます。ですから、パソコンを処分する際は必ずデータ消去しなければなりません。万が一、パソコンから流出した情報がネットに流出すれば、完全な回収はほぼ不可能です。また、情報を流出させてしまった企業は、顧客や取引先からの信用は一気に落ちてしまいます。

2.自分でできるデータ消去の方法

この項では、自分でできるデータ消去の方法と安全度を解説します。どんな方法があるのでしょうか?

2-1.データをゴミ箱に入れて消去する

最も一般的なデータ消去の方法です。パソコンを使い続けるならこの方法で十分でしょう。しかし、処分する場合はこの方法ではダメです。専用のソフトなどを使えば、簡単にデータを復元できてしまいます。

2-2.初期化する

パソコンを初期化すると、Cドライブのデータは消去できます。ただし、そのほかのドライブに保存しているデータは消せません。また、この方法でも専用ソフトを使えばデータの復元が可能です。

2-3.OSごとデータを消去する

メーカーがパソコンを回収する際、推奨されている方法です。専用のソフトを使ってOSごとデータを消去します。この方法だと、データを復元するのはとても困難です。個人用のパソコンを処分する際は、これが最も安全な方法といえます。ただし、消去に数時間かかるので、企業で使っていたパソコンを一度にたくさん処分したい場合は不向きな方法です。

2-4.HDDを物理的に壊す

金づちなどでHDDを物理的に壊せば、データは取り出せません。パソコンが壊れて立ち上がらない場合は、最も有効な方法です。ただし、これも複数台のパソコンで行うのは手間がかかりすぎます。

3.データ消去証明書とは?

データ消去証明書とは、業者が確かに「データを消去しました」と証明する証書のことです。業者が独自に発行するものと、「データ適正消去実行証明評議会」が発行する「データ適正消去実行証明書」があります。信頼性が高いのは、「データ適正消去実行証明書」のほうです。この証明書があれば、「データを適切に消去しました」と客観的な証明ができます。

4.データ消去証明書の必要性は?

この項では、データ消去証明書の必要性について解説します。

4-1.情報漏洩を確実に防げ顧客の信用を得られる

前述したように、パソコンから情報が漏洩すれば、企業の信用が大きく損なわれます。データ消去証明書を発行してもらえば、データ消去を確実に行ったという証明になり、顧客の信用を得られるでしょう。

4-2.情報漏洩の疑いを晴らすことができる

企業のように何台ものパソコンで情報を共有していた場合、情報が流出したら「どこのパソコンから流出したか」という問題が持ち上がります。このとき、「処分したパソコンから流出したのでは」と疑いがかけられることもあるでしょう。このとき、データ消去証明書があれば、疑いを容易に晴らすことができます。

5.業者にパソコンのデータ消去を依頼する際の注意点

業者にパソコンデータ消去を依頼する場合は、業者の実績を確認しましょう。実績が多く悪い評判が聞こえない業者は信用ができます。また、「データ適正消去実行証明評議会」が認証したソフトウェアを用い、評議会から「データ適正消去実行証明書」を発行してもらうシステムを導入している業者を選ぶのも、おすすめです。業者が独自の「データ消去証明書」を発行する場合、業者が不正をしたら、それを確認する方法がありません。より確実にデータを処分した証が欲しい場合は、データ適正消去実行証明書を発行してくれる業者を利用しましょう。

6.データ消去証明書に関するよくある質問

この項では、データ消去証明書に関するよくある質問を紹介します。

Q.企業で使っていたパソコンの場合、処分する際、データ消去証明書を発行してもらわなければならないのでしょうか?
A.現在、データ消去証明書を発行してもらわなければならない、という法律はありません。ですが、データ消去したことを客観的に証明する最も有効な方法です。

Q.データ消去証明書の発行料金はどのくらいでしょうか?
A.業者によって異なりますが、1枚あたり1,000円台が相場です。

Q.個人のパソコンでも証明書を発行してもらったほうがいいでしょうか?
A.自営業をしており、顧客や取引先の情報などが記録保存されているパソコンを廃棄する場合はおすすめです。

Q.メーカーでは、データ消去証明書を発行してくれませんか?
A.はい。メーカーでは発行していません。

Q.法律的にデータ消去証明書は役立ちますか?
A.はい。大丈夫です。

まとめ

今回は、パソコンを廃棄する際、データ消去証明書が必要な理由を紹介しました。現在は、法人向けにパソコン処分サービスを行っている業者のほとんどがデータ消去証明書を発行してくれます。ですから、オプションでつけられる場合はぜひ取っておきましょう。顧客からの信頼度だけでなく社会的な信用も上がります。